Intern Reglement

Goedgekeurd op het bestuursorgaan van 20/02/2025

 Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en het intern reglement te kennen en toe te passen.

1.          Leden

Men is spelend lid van Tennisclub Groenpark Hoboken vzw, wanneer het lidgeld voor het lopende jaar is betaald via de website van Tennis en Padel Vlaanderen vzw.

Ieder natuurlijk persoon kan zich aansluiten, mits aanvaarding door het bestuursorgaan.

Er zijn in de statuten 3 soorten lidmaatschappen bepaald:

  • Effectieve leden: deze zijn lid van de algemene vergadering en hebben er stemrecht
  • Spelende leden: deze zijn geen lid van de algemene vergadering en hebben geen stemrecht, maar mogen deze informatief bijwonen
  • Steunende Leden: deze zijn geen lid van de algemene vergadering en hebben geen stemrecht, zij mogen deze enkel mits toelating van het bestuursorgaan bijwonen.

De vormvereisten om effectief lid te worden zijn bepaald in de statuten.

2.          Toogdienst

Beurtrol toogdienst

Elk spelend of effectief lid ouder dan 18 jaar op 1 januari van het beginnende seizoen, aanvaardt 2 maal een toogdienst te doen in het clubhuis.

Het bestuursorgaan kan beslissen een lid hiervan vrij te stellen in volgende gevallen:

  • Het lid andere taken binnen de club uitvoert (toogverantwoordelijke, terreinverzorger, wedstrijdleiding, …)
  • Medische redenen

De beurtrol wordt voor de start van het seizoen vastgelegd. Elk lid is zelf verantwoordelijk om de afspraken met het bestuursorgaan te maken.

Een spelend of effectief lid is pas speelgerechtigd en zal pas een terrein kunnen reserveren wanneer zijn toogdiensten zijn vastgelegd.

Wanneer door omstandigheden het clubhuis gesloten blijft en de toogdienst niet uitgevoerd wordt, kan het bestuursorgaan vragen om een openstaande toogdienst in te vullen.

Wanneer een toegetreden of effectief lid door omstandigheden zijn toogdienst niet kan vervullen, zoekt het lid eerst zelf een vervanger en laat dit aan het bestuursorgaan weten.

  • Bellen naar de toogverantwoordelijke
  • Mail naar toogdienst@tc-groenpark.be

Indien het lid geen vervanger vindt, zal hij opnieuw ingepland worden voor een openstaande toogdienst. 

Het lid dient zo snel mogelijk het bestuursorgaan in kennis te stellen.

Indien het lid de verplichtingen inzake de toogdiensten verzaakt, zal hij geschorst worden tot hij/zij terug in regel is.

Verplichtingen tijdens de toogdienst

De toogdiensten worden uitgevoerd:

  • Maandag tot vrijdag:
    • 18 tot 23 uur
  • Zaterdag, zondag en feestdagen
    • 09 tot 13 uur
    • 13 tot 18 uur
    • 18 tot 23 uur

Een aangeduid toegetreden of effectief lid zal bij opening en sluiting van het clubhuis aanwezig zijn om het clubhuis te openen en sluiten. (Toogverantwoordelijke)

Voor het einde van de toogdienst worden alle ijskasten terug aangevuld.

Indien om 20 uur niemand aanwezig is en er geen reservaties gepland staan om 20:30 uur en op 21:00 uur, mag de toogverantwoordelijke gebeld worden om vroeger te sluiten.

Alle betalingen geschieden via het jetonsysteem, er dient dus door de mensen met toogdienst geen geld aangenomen te worden, noch cash, noch via een elektronisch betaalsysteem.

De toogverantwoordelijk beslist in samenspraak met de terreinverzorgers of de terreinen bespeelbaar zijn.

Als de terreinen zeker tot 21 uur niet bespeelbaar zijn, blijft het clubhuis gesloten.  De toogverantwoordelijke verwittigd de leden met toogdienst.

Deze regel vervalt bij organisaties op de club.

Indien een vrijwilliger toch de clubhuis wil openen, kan dit in samenspraak met de toogverantwoordelijke.

Bij bezoek van controleorganismen dient de toogverantwoordelijke verwittigd te worden, die desgevallend een lid van het bestuursorgaan ter plaatse laat komen.

Gebruik van het clubhuis buiten het seizoen

De chalet kan buiten het seizoen ter beschikking worden gesteld aan leden.
De voorwaarden worden vastgelegd door het bestuursorgaan en volgens een vooraf opgemaakte individuele overeenkomst.

Aanvragen dienen gericht te worden aan bestuur@tc-groenpark.be

3.          Terreinen

Het bestuursorgaan, beslist in samenspraak met de terreinverzorger, over de opening en sluiting van de terreinen.

De terreinen mogen enkel betreden worden met aangepast schoeisel, dit wil zeggen tennisschoenen geschikt voor gravel.  Geen loopschoenen, schoenen met harde zool, …

Wanneer de terreinen te nat liggen, plassen op het terrein, plekken waar voetafdrukken worden achtergelaten, … mogen ze niet betreden worden.

Na elke speelbeurt wordt het terrein waarop gespeeld is, geveegd van het net tot aan de afspanning en 1 meter naast de dubbellijnen.

Bij droog weer wordt gesproeid, enkel de terreinverzorger mag gravel toevoegen.

De verlichting moet worden uitgeschakeld, indien na het spelen er geen andere leden binnen het uur het terrein betreden.  Om 22:15 uur (behalve bij competities georganiseerd of ondersteund door het bestuursorgaan) wordt het licht gedoofd.

4.          Tennislessen

Tennislessen worden enkel gegeven door een lesgever die aanvaard werd door het bestuursorgaan.

Enkel voor aanverwanten in opgaande of neergaande lijn geldt deze regel niet.

Leden kunnen via de website inschrijven om lessen te volgen.  De prijzen en momenten staan op de website.

5.          Reserveren van terreinen

Afspraken

Elk lid dient zijn terrein te reserveren via het reservatiesysteem van Tennis en Padel Vlaanderen.

Alle spelers die op het terrein staan dienen in het systeem te staan.

Indien er geen reservaties zijn en de leden die reeds gespeeld hebben met reservatie willen een extra uur spelen, kan dit zonder reservatie.

Bij grote drukte, kan er verplicht worden te dubbelen.

Competities/evenementen ondersteund door het bestuursorgaan hebben voorrang op gewone reservaties. (Interclub, tornooi, clubkampioenschap, clubavonden, lessen, …)

Aantal reservaties

Een terrein kan maximaal 3 kalenderdagen op voorhand gereserveerd worden.

Een lid kan maximaal 2 reservaties tegelijk hebben.  Na het verstrijken van het eerste gereserveerde uur, kan het lid een nieuwe reservatie maken.

Reserveren zonder te spelen

Een lid dat een terrein reserveert, dient dit te gebruiken, tenzij het terrein onbespeelbaar is.

Als een lid niet kan spelen op een gereserveerd terrein dient hij dit zo snel mogelijk vrij te geven.

Leden die herhaaldelijk terreinen reserveren en deze leeg laten liggen, zullen op beslissing van het bestuursorgaan enkel nog op de club kunnen reserveren.

Reserveren voor individuele competities

Leden die deelnemen aan competities (Beker Claus, HANDEL, Interclub, …) dienen hun terreinen op voorhand te laten blokkeren via een mail naar
terreinreservatie@tc-groenpark.be.

Het terrein zal dan door het bestuursorgaan gereserveerd worden.  Deze reservatie telt niet mee als een reguliere reservatie.

In principe wordt slechts 1 terrein per dag hiervoor gereserveerd, dit is terrein 1.  Het bestuursorgaan kan beslissen hiervan af te wijken.

6.          Interclub

Reserveren van terreinen

Voor de thuisontmoetingen van de Tennis en Padel Vlaanderen Interclub, worden de terreinen gereserveerd door het bestuursorgaan.

  • Indien 1 ploeg thuis speelt (met hetzelfde aanvangsuur), worden terreinen 1 en 2 gereserveerd.
  • Indien 2 ploegen thuisspelen (met hetzelfde aanvangsuur)
    • Ploeg A: Terreinen 1 en 4
    • Ploeg B: Terreinen 2 en 3  
    • De ploeg die in de hoogste reeks speelt, krijgt de keuze
  • Bij 3 ploegen worden er afspraken gemaakt voor een roulatiesysteem, indien geen ploeg vroeger kan starten.
Verplichtingen van de interclubkapitein

De kapitein van de ploeg is verantwoordelijk voor het ontvangen van de betalingen van zowel de ontvangende als bezoekende ploeg voor eventuele maaltijden.

De kapitein is verantwoordelijk voor het correct invullen van de ploegen in ELIT2.0 en de administratieve opvolging.

Voor elke thuisontmoeting zal het bestuursorgaan een interclubleider aanduiden die kan gecontacteerd worden bij problemen of discussies.

Ook tijdens de interclub worden alle consumpties onmiddellijk afgerekend via het jeton systeem.

Elke ploeg krijgt voor een thuisontmoeting een financiële tegemoetkoming om eten te voorzien tijdens of na de interclub.  Ploegen die geen eten aanbieden, ontvangen deze bijdrage niet.

Interclubleider

Voor elke thuisontmoeting wordt een interclubleider door het bestuursorgaan aangeduid.

De interclubleider heeft volgende taken;

7.          Verzekering & verantwoordelijkheden

Elk toegetreden of effectief lid van Tennisclub Groenpark Hoboken is, na betaling lid Tennis en Padel Vlaanderen.  De sportongevallen verzekering wordt door de federatie. De aansluiting bij Tennis en Padel Vlaanderen en de onderschrijving van de verzekering, alsook de voorwaarden en de omvang van de dekking, vallen buiten de verantwoordelijkheid van het bestuur.

8.          Recht op afbeelding

Elk lid geeft aan Tennisclub Groenpark Hoboken de toelating om in het kader van de activiteiten van de vereniging afbeeldingen van hem/haar te maken alsook om die afbeeldingen te gebruiken ter promotie van de activiteiten van de vereniging.

Het lid heeft evenwel het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken.

9.          Algemene Gedragsregels

Bij betaling van het lidgeld accepteert elk lid de gedragscode van Tennis Vlaanderen en verplicht zich om elke vorm van racisme, pesterijen en discriminatie in hun uitlatingen en gedragingen op en rond het sportcomplex te vermijden. Onze sportvereniging zet zich in om zowel de geschreven als ongeschreven regels van onze sport na te leven en streeft naar een omgeving waarin iedereen beschermd is tegen agressie, discriminatie, pesten en seksuele intimidatie.

Iedereen die lid is van de vereniging of de vereniging bezoekt, onderschrijft de doelstellingen en het interne reglement van de vereniging en houdt zich aan de hieronder beschreven omgangsregels. Wie zich hieraan houdt, is van harte welkom.

Wij hechten veel waarde aan afspraken over hoe we met elkaar omgaan, omdat iedereen zich prettig en veilig moet kunnen voelen. Dit kan alleen als we elkaar in onze waarde laten en met respect behandelen. Dit betekent dat wij binnen onze vereniging alle vormen van ongelijke behandeling zoals pesten, machtsmisbruik, discriminerende, racistische, seksistische of (seksueel) intimiderende gedragingen of opmerkingen, of het aanzetten hiertoe, ontoelaatbaar vinden.

Het bestuur van Tennisclub Groenpark Hoboken vraagt van alle leden, ouders van jeugdleden en andere bezoekers om mee te werken aan het naleven van deze omgangsregels. Niet alle zaken die anderen kunnen kwetsen, kunnen we in regels verwoorden. Dit betekent echter niet dat als iets niet genoemd wordt, het wel toelaatbaar is.

10.    Varia

Het bestuursorgaan beslist autonoom als college voor alle zaken die niet specifiek geregeld worden door:

  • de statuten van de vereniging
  • dit intern reglement
  • de statuten en reglementen van Tennis en Padel Vlaanderen
  • De competitiereglementen van de federatie

11.    Overtredingen van het intern reglement

Bij niet-naleving van het intern reglement kan het bestuursorgaan volgende sancties opleggen: een waarschuwing, een geldboete of een voordracht aan de algemene vergadering tot tijdelijke of definitieve uitsluiting van het lidmaatschap.